IBAS++ সফটওয়্যারে EFT সংক্রান্ত কতিপয় সমস্যার সমাধান

আমার লেখাগুলো আমার সম্পত্তি তাই অনুগ্রহ করে কেউ কপি করবেন না।

প্রয়োজনে শেয়ার করুন।

১। পে-পয়েন্ট সঠিক নয় এ ধরণের মেসেজ দিচ্ছে।

উত্তর: আপনি নিশ্চয়ই অন্য কোনো উপজেলা থেকে বদলি হয়ে এসেছেন কিন্তু আপনার এলপিসি অনলাইনে আসেনি। অথবা আসলেও এপ্রোভ করা হয়নি বর্তমান হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে।

প্রথমে বর্তমান হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ করুন। না এসে থাকলে পূর্বের হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ করুন।

২। প্রথম কর্মস্থল পাওয়া যাচ্ছে না।

উত্তর: হিসাবরক্ষণ অফিসারের আইডি থেকে তিনি ভেরিফাইড ডাটা কারেকশন অপশন ব্যবহার করে এটা সমাধান করবেন।

৩। বর্তমান কর্মস্থল দেখাচ্ছে না। 

উত্তর: হিসাবরক্ষণ  অফিসার  Office Edit অপশন ব্যবহার করে সমাধান করবেন। 

৪। বর্তমান পদবী সঠিক দেখাচ্ছে না।

উত্তর: ৩ নম্বর উত্তরের অনুরূপ

৫। প্রথম পদবী সঠিক নয়। 

উত্তর: ২নং উত্তরের অনুরূপ

৬। প্রথম যোগদানের তারিখ সঠিক নয় দেখাচ্ছে।

উত্তর: ২নং উত্তরে অনুরূপ

৭। এনআইডি-তে জন্মতারিখ সংশোধন করা হয়েছে তাই তথ্য এন্ট্রি করা যাচ্ছে না। 

উত্তর: হিসাবরক্ষণ অফিসার বরাবর সমস্যা বিস্তারিত লিখে এনআইডি-র কপি এবং ইনক্রিমেন্ট এর কপিসহ দাখিল করবেন। বিভাগীয় কন্ট্রোলার অব একাউন্টস এর মাধ্যমে ২০১৫ সালের ফিক্সেশন অথবা এর পরে চাকরিতে যোগদান হলে প্রথম যোগদানের ফিক্সেশন বাতিল হবে। তারপর পূনরায় সবকিছু করতে হবে। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ইনক্রিমন্ট যোগ করতে হবে।

৮। এনআইডি-তে বাবা/মায়ের নাম ভুল।

উত্তর: কোনো সমস্যা নেই। আপনি নিশ্চিন্তে তথ্য এন্ট্রি করে ফেলুন। যখন সম্ভব হবে এনআইডি সংশোধন করে নিবেন। এটা আপনার ইচ্ছে। তাছাড়া এর কারনে আপনার চাকরি বা পেনশন পেতে কোনো সমস্যা হবেনা। এখন পেনশন প্রদানের ক্ষেত্রে অনেক সহজীকরণ করা হয়েছে। নিজের নামের ভুল থাকলেও পেনশন দিয়ে দেওয়া হচ্ছে। যেমন: মিয়া এর চৌধুরী, মোহাম্মদ এর স্থলে মো: খাতুন এর স্থলে বেগম এসব ভুলের কারনে পেনশন আটকাবে না। তবে রউফ এর স্থলে মোমেন হলে অবশ্যই সংশোধন করে নিতে হবে।

৯। কোন এনআইডি ব্যবহার করবেন নতুন না পুরাতন?

উত্তর: যে এনআইডি দিয়ে ফিক্মেশণ করা হয়েছে সেটি দিয়ে কাজ করতে হবে।

১০। ধর্ম ভুল হলে কী করণীয়?

উত্তর: হিসাবরক্ষণ অফিসারের আইডি হতে Religion information edit অপশন ব্যবহার করে পরিবর্তন করা যাবে। এটা করে নিতে হবে তা না হলে উৎসব ভাতা পাওয়ার ক্ষেত্রে ঝামেলা হবে।

১১। জাতীয়করণকৃত শিক্ষকগণের প্রথম যোগদানের তারিখ কোনটা হবে?

উত্তর: জাতীয়করণের তারিখই প্রথম যোগদানের তারিখ। তাছাড়া এটা এন্ট্রি করার সুযোগ নেই। ২০১৫ সালের ফিক্সেশন করার সময়ই এটা দিয়ে ফিক্সেশন করা হয়েছে। তাছাড়া উনাদের পদের ধরন রাজস্ব।

১২। বাবা/মায়ের নামের ইংরেজি বানান ভুল হয়ে গেছে।

উত্তর: এটা আপতত সংশোধন করার সুযোগ নেই। তাছাড়া এটা ভুল থাকলেও কোনো সমস্যা হবেনা। মাথা থেকে চিন্তা বিদায় করে দিন।

১৩। ভুলক্রমে এক ডিডিও তে এন্ট্রি করার পরিবর্তে অন্য ডিডিও-তে এন্ট্রি করে ফেলেছেন। শিক্ষা অফিস, স্বাস্থ্য কমপ্লেক্স, পরিবার পরিকল্পনা অফিস ইত্যাদি অফিসের ক্ষেত্রে

উত্তর: এন্ট্রি করার পর এপ্রোভ করে ফেলুন। এবার Online Pay Bill হতে উনাকে রিলিজ করে দিন। এবার সঠিক ডিডিও তে লগ ইন করে Employee Joining করে ফেলুন।

১৪। তথ্য এন্ট্রি করার পর Staff List রিপোর্ট প্রিন্ট করে দেখা যাচ্ছে যৌথ বীমা কর্তন হয়ে যাচ্ছে।

উত্তর: কোনো চিন্তা নেই। বেতন বিল এন্ট্রি অপশনে গেলে এটা দেখাবে না।

১৫। বেতন বিল এন্ট্রি করার সময় একটি কোডে আপনার পাওনা দেখাচ্ছে কিন্তু বিল সাবমিট করার পর Pay Bill Detail এ গিয়ে সেটা পাচ্ছেন না।

উত্তর: কোনো সমস্যা নেই। আপনি ঠিকই সেই কোডের ভাতা পাবেন। এন্ট্রি করার সময় যা দেখাবে সেটাই বেতন হিসেবে সাবমিট হবে। 

১৬। শিক্ষা ভাতা যোগ হচ্ছে না কিংবা ভুল দেখাচ্ছে।

উত্তর: সন্তানের তথ্য সঠিকভাবে এন্ট্রি করা হয়েছে কিনা চেক করুন। সন্তানের বয়স ৫ বছরের কম অথবা ২৩ বছরের বেশি হলে শিক্ষা ভাতা পাবেন না।

১৭। উচ্চতর স্কেল/প্রমোশন  এই অপশনে ০১/০৭/২০১৫ এর পরের কোনো ফিক্সেশন হয়ে থাকলে এন্ট্রি করতে হবে কিনা?

উত্তর: না এন্ট্রি করতে হবেনা। কারণ তারপরের সকল সুবিধা পে-ফিক্সেশন মডিউলে এন্ট্রি করেই দেয়া হয়েছে।

১৮। পিআরএল ভোগরত কর্মচারীর বেতন কীভাবে হবে?

উত্তর: তথ্য এন্ট্রি করে এপ্রোভ করে নিতে হবে। এবার Service Stage Management অপশন এ PRL এন্ট্রি তে গিয়ে কবে থেকে পিআরএল শুরু হবে সেটা এন্ট্রি দিতে হবে। বেতন অর্ধেক পাবেন কিনা সেটা সিলেক্ট করে দিতে হবে। আদেশের কপি স্ক্যান করে আপলোড করে সেভ করতে হবে। এবার Service Stage Management Approve হতে এটা এপ্রোভ করে দিতে হবে। যে মাসে পিআরএল  এ গমন করবেন সে মাসে উনার বেতন আলাদা হবে। সেটা হবে Employee Pay Bill Entry (Partial) এই অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে। বিল হবে দুইটি। একটি কর্মকালীন সময়ের জন্য আরেকটি পিআরএল শুরু থেকে মাসের শেষ তারিখ পর্যন্ত। পরের মাস থেকে অন্য সবার বিলের সাথে একসাথেই বিল এন্ট্রি করা যাবে।

১৯। কর্তন বেশি দেখায় কেন?

উত্তর: Deduction এ শুধুমাত্র বাসা ভাড়া, বিদ্যুৎ, গ্যাস, আয়কর এসব বিষয় এন্ট্রি হবে। কল্যান তহবিল এন্ট্রি করলে দুইবার কর্তন হয়ে যাবে। এটা অটোমেটিক কর্তন হবে।

২০। আয়কর কর্তন দেখাচ্ছে না।

উত্তর: সঠিক জোন সিলেক্ট করুন। শেষে কলামে Own Source Revenue সিলেক্ট না করলে দেখাবে না।

২১। দুই বছরের কম চাকরির বয়স হলে জিপিএফ কর্তন এর তথ্য এন্ট্রি করার অপশন দেখায় না। কিন্তু কর্তন চলছে আগে থেকেই।

উত্তর: প্রথমে তথ্য এন্ট্রি করে এপ্রোভ করতে হবে। এবার Employee GPS Information অপশন থেকে তথ্য এন্ট্রি করতে। এক্ষেত্রে ডিডিও এর মুঠোফোনে OTP যাবে। সেটি ইনপুট করে কাজ শেষ করা যাবে।

২২। জিপিএফ একাউন্ট খোল হয়নি। তাই তথ্য এন্ট্রি না করলে তথ্য সেভ করা যাচ্ছে না।

উত্তর: যেকোনো একটি ভুয়া নাম্বার ব্যবহার করে মূল বেতনের ৫% থেকে ২৫% এর মধ্যে যেকোনো একটি অংক বসিয়ে তথ্য সেভ করে এপ্রোভ করতে হবে। এবার Employee GPF information অপশনে গিয়ে Inactive করে দিতে হবে। তাহলেই আর কর্তন হবেনা। আবার যখন জিপিএফ একাউন্ট খুলবে তখন সঠিক তথ্য দিয়ে একটিভ করে দিলেই হবে।

২৩। ব্যাংক হিসাব নম্বর ভুল হয়েছে।

উত্তর: Employee Bank Account information থেকে সংশোধন করা যাবে। সেক্ষেত্রে DDO এর মুঠোফোনে OTP যাবে সেটা ইনপুট করতে হবে।

২৪। ব্যাংক কিংবা ব্যাংকের শাখা পরিবর্তন করতে চাই, সম্ভব কিনা?

উত্তর: যেকোনো সময় এসব তথ্য পরিবর্তন করা যেতে পারে। 

২৫। GPF information সেইভ করার সময় এরর মেসেজ দিচ্ছে।

উত্তর: GPF হিসাব নাম্বারটি ইংরেজিতে লিখে দিন। কারণ এখানে ৫০ character এর বেশি লেখার সুযোগ নেই।

২৬। DDO mobile information not found

উত্তর: হিসাবরক্ষণ অফিসারের আইডি থেকে DDO information এ গিয়ে মোবাইল নাম্বার এন্ট্রি করে সেইভ করে দিতে হবে।

২৭। GPF subscription সেইভ করা যাচ্ছে না।

উত্তর: এতদিন যত টাকাই জমা করে থাকেন না কেন এখন অবশ্যই মূল বেতনের ৫% থেকে ২৫% এর মধ্যে জমা করতে হবে।

২৮। ব্যাংক হিসাব নাম্বারে এজেন্ট ব্যাংকিং দেওয়া যাবে কিনা?

উত্তর: অবশ্যই দেওয়া যাবে।

২৯। মোবাইল নাম্বার এবং ইমেইল এড্রেস কি পরিবর্তন করা যাবে?

উত্তর: অবশ্যই যাবে। ডিডিও আইডি থেকে মাস্টার ডাটা- Employee contact information থেকে পরিবর্তন করা যাবে। ডিডিও এর মোবাইলে কোড যাবে সেটা ইনপুট করে নিতে হবে।

৩০। কর্মস্থল এক জায়গায় আর সংযুক্ত অন্য জায়গায় হলে সংযুক্ত সেখানে সেখানকার বাড়ি ভাড়া পেতে হলে কী করণীয়?

উত্তর: তথ্য এন্ট্রি এবং এ্রপ্রোভ করার পর Service Stage Management থেকে Attachment এ অর্ডারের স্ক্যান কপিসহ তথ্য এন্ট্রি করে বাড়ি ভাড়া এডিট করতে হবে।

৩১। বিল সাবমিট করার পর টোকেন নাম্বার মনে রাখিনি, আবার কোথায় পাব?

উত্তর: পূনরায় বিল সাবমিশন এ গিয়ে Go দিলেই পূর্বে দাখিলকৃত বিলগুলো টোকেন নাম্বারসহ দেখাবে।

৩২। বিল সেভ করার পর দেখা গেল ভুল হয়েছে কী করব?

উত্তর: বিলটি এপ্রোভ/সাবমিট না করে Cancel করে পূনরায় বিলটি ঠিক করে এন্ট্রি করে সেভ করে নিন।

অফিসার বিল সাবমিট করার পর ভুল ধরা পরলে ফরওয়ার্ড না করে সেন্ড ব্যাক করতে হবে ডিডিও আইডি থেকে।

৩৩। কেউ অর্ধ গড় বেতনে কিংবা বিনা বেতনে ছুটিতে গেলে কী করতে হবে?

উত্তর: ছুটি মঞ্জুরীর আদেশসহ Service Stage Management এ তথ্য এন্ট্রি করে এপ্রোভ করে নিতে হবে। এবার উনার জন্য Partial বিল এন্ট্রি এবং সাবমিট করতে হবে।

৩৪। Service Stage Management এ কোনো কিছু  এন্ট্রি করার পর ভুৃল ধরা পড়লে কী করতে হবে?

উত্তর: এপ্রোভ করা না হলে Cancel করা যাবে। আর এপ্রোভ করে ফেললে হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে Cancel করিয়ে পূনরায় এন্ট্রি করে নিতে হবে।

৩৫। সাময়িক বরখাস্তকৃত কর্মচারীর বেতন কীভাবে করতে হবে?

উত্তর: Service Stage Management এ Suspension এন্ট্রি করতে হবে আদেশের স্ক্যান কপিসহ। তারপর এপ্রোভ করতে হবে। এবার খোরপোষ ভাতা খাতে বরাদ্দ থাকলে বেতন তৈরি করা যাবে। সবার বিলের সাথেই তার বিল তৈরি হবে। তবে প্রথম মাসে Partial বিল করতে হবে।

৩৬। Salary month এবং Accounting Month বলতে কী বুঝায়?

উত্তর: Salary Month হলো যে মাসের বেতন নিতে চাচ্ছেন সে মাস আর Accounting Month হলো যে মাসে ব্যাংক থেকে টাকাটা উত্তোলন করা হবে সে মাস।

৩৭। কোন কোন বিল অনলাইনে সাবমিট করা যাবে?

উত্তর: আপাতত বেতন বিল, উৎসব ভাতা বিল এবং বাংলা নববর্ষ ভাতার বিল সাবমিট করা যাবে।

৩৮। এনআইডি-তে যেসব তথ্য রয়েছে সেগুলো কী সংশোধন করা যাবে?

উত্তর: না, এনআইডি থেকে যেসব তথ্য ইএফটি-তে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসে সেসব তথ্য এনআইডি সংশোধন না করা পর্যন্ত যেমন আছে তেমনই থাকবে।

৩৯। জিপিএফ অগ্রীম এবং লোন এই মাস থেকে কর্তন শুরু করতে চাচ্ছি কিন্তু কর্তন হচ্ছে না।

উত্তর: কর্তন শুরুর তারিখ এই মাসের যেকোনো তারিখ দিয়ে দিন। আগামি মাসের তারিখ দিলে এই মাস থেকে কর্তন শুরু হবেনা।

৪০। কোনো পদে কর্মরত নেই দেখাচ্ছে।

উত্তর: উনাকে online pay bill এর Release Employee অপশন থেকে Release করা হয়েছে, এখন Join Employee থেকে join করাতে হবে।

৪১। ব্যাংক একাউন্টের নাম অথবা একাউন্ট নাম্বার ভুলের কারণে টাকা নিজ ব্যাংক একাউন্টে জমা হয়নি।

উত্তর: স্টাফ হলে ডিডিও আইডি দিয়ে অফিসার হলে হিসাবরক্ষণ অফিসারের আইডি দিয়ে ব্যাংক একাউন্ট সংক্রান্ত তথ্য সংশোধন করে নিতে হবে। সেক্ষেত্রে DDO/UAO এর মোবাইলে OTP আসবে। সেটা ইনপুট দিয়ে তথ্য সংশোধন করতে হবে। এবার হিসাবরক্ষণ অফিসার EFT অপশন ব্যবহার করে Re-transmit করবেন।

চলবে ...............................