IBAS সফটওয়্যারে DDO আইডি-র বিভিন্ন কার্যক্রম সংক্রান্ত বিস্তারিত আলোচনা

আমার লেখা দয়া করে কেউ কপি করে নিজের ফেইসবুক কিংবা ওয়েবসাইটে পেস্ট করবেন না। এগুলো আমার সম্পত্তি।

আইবাস++ সফটওয়্যারে একজন ডিডিও বা আয়ন ব্যায়ন কর্মকর্তার আইডি-তে কী কী কার্যক্রম রয়েছে এবং সেগুলোতে কীভাবে কাজ করতে হয় তার বিস্তারিত বর্ণনা এই পোস্টে দেয়ার চেষ্টা করব।

সবগুলো পয়েন্ট নিয়েই আলোচনা করব। 

ধারাবাহিকভাবে শুরু করার পূর্বে একটি বিষয় প্রথমে আলোচনা করে নিতে চাই। এই বিষয়টি নিয়ে প্রায়ই আমাকে আলোচনা করতে হয়। সেটা হলো কর্মচারী/স্টাফদের বিগত মাসের বিল কীভাবে বের করতে হয়।

এটা করার জন্য নিম্নের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

১। ডিডিও আইডি-তে লগ ইন করে Budget Execution এ প্রবেশ করতে হবে।

২। এবার Budget Execution এ ক্লিক করতে হবে

৩। Online Pay Bill 

৪। Employee Pay Bill Submission 

৫। অর্থবছর, একাউন্টিং মাস এবং নিজ অফিসের ডিডিও সিলেক্ট করতে হবে। (এখানে একাউন্টিং মাস হলো যে মাসে বিলটি পাশ হয়েছে/হবে সেই মাস)

৬। এই একাউন্টিং মাসে যেসব বিল পাশ হয়েছে সবগুলো বিল দেখাবে

৭। এখান থেকে যে বিলের রিপোর্ট প্রিন্ট করা প্রয়োজন সেই বিলটির টোকেন নাম্বার (৮ ডিজিট) কপি করে নিতে হবে বা লিখে রাখতে হবে

৮। এবার Reports এ ক্লিক করতে হবে

৯। Staff Bill 

১০। ডানপাশে Reports এর ড্রপডাউন থেকে Staff Bill Summary সিলেক্ট করতে হবে আউটার শীট দেখার জন্য আর Staff Bill Detail সিলেক্ট করতে হবে ইনার শীট বা ভিতরের পাতাগুলো দেখার জন্য।

১১। এখান থেকে অর্থবছর এবং একাউন্টিং মাস সিলেক্ট করতে হবে

১২। টোকেন নাম্বার এর ঘরে পূর্বে কপি করে রাখা বা লিখে রাখা টোকেন নাম্বারটি বসাতে হবে

১৩। Starting Page এ কিছু লিখতে হবেনা

১৪। ‍Show print date & time এর চেকবক্সে টিক চিহ্ন দিতে পারেন নাও দিতে পারেন

১৫। Language এ অবশ্যই বাংলা সিলেক্ট করে দিতে হবে

১৬। Report Format এ PDF সিলেক্ট করতে হবে

১৭। Run Report এ ক্লিক করতে হবে

১৮। যদি রিপোর্টটি নো দেখায় তাহলে একটি অপশন আসবে Pop-up সংক্রান্ত। এখানে Allow করে দিয়ে ‍পূনরায় Run Report এ ক্লিক করলেই রিপোর্টটি দেখা যাবে, ডাউনলোড করা যাবে আবার প্রিন্টও করা যাবে।

এবার প্রশ্ন হলো, Employee Pay Bill Submission এ সর্বশেষ এক মাসের বিল দেখা যায় এবং টোকেন নাম্বার পাওয়া যায়। তাহলে তারও পূর্বের বিলগুলো কীভাবে পাওয়া যাবে?

পূর্বের মাসের বিলের টোকেন নাম্বার পেতে হলে নিম্বের ধাপগুলো অনুসরন করতে হবে:

১। উপরে ডানপাশে লগ আউটের বামে যে অপশনটি আছে (User ID, Office ID) সেটিতে ক্লিক করতে হবে

২। ‍Accounting সিলেক্ট করতে হবে

৩। Reports থেকে Registers এ ক্লিক করতে হবে

৪। Reports এর ড্রপডাউন লিস্ট থেকে Register 4 - Register of payment & Recoveries (DDO wise) সিলেক্ট করতে হবে

৫। অর্থবছর, একাউন্টিং মাস এবং নিজ অফিসের ডিডিও সিলেক্ট করতে হবে। Starting Page দিতে হবেনা।

৬। ভাষা বাংলা অথবা ইংরেজি দুটোই দেওয়া যাবে। PDF সিলেক্ট করা থাকবে।

৭। Run Report এ ক্লিক করলে সেই মাসের সকল বিল বিস্তারিতসহ দেখা যাবে। সেখানে থেকে টোকেন নাম্বারটি নোট করে নিতে হবে। তারপর আবার Budget Execution এ গিয়ে আগের প্রক্রিয়া অনুসরণ করে বিল প্রিন্ট করা যাবে। 

এখানেও কথা আছে। একাধিক স্টাফের বিল হলে প্রত্যেকের জন্য আলাদা আলাদা টোকেন নাম্বার জেনারেট হয়, যদিও একটি টোকেন নাম্বার দেখা যায় বিল সাবমিশন করার পর। তাহলে কার টোকেন নাম্বার দিয়ে রিপোর্ট দেখা যাবে? সেক্ষেত্রে একটি ট্যাকনিক প্রয়োগ করা যেতে পারে। প্রতিমাসেই একজন নির্দিষ্ট ব্যাক্তির টোকেন দিয়ে রিপোর্ট রান করানো যায়। সেক্ষেত্রে সর্বশেষ মাসের টোকেন নাম্বারটি নিয়ে দেখতে হবে এটা কার জন্য জেনারেট হয়েছিল। এবার বিগত যেকোনো মাসের জন্য ওই ব্যাক্তির টোকেন নাম্বার নোট করে সেটা দিয়েই রিপোর্ট জেনারেট করা যাবে।

 চলবে..............